Uma festa de formatura é muito diferente de um aniversário ou casamento, por isso, organizar uma comemoração do tipo é, sem dúvida nenhuma, uma tarefa bem complicada. Em primeiro lugar pela grandiosidade do evento e, depois, pelo número de pessoas envolvidas. Sim, porque enquanto que as festas comuns envolvem um ou dois homenageados, uma formatura envolve dezenas, já que o sentido dela é reunir todos os formandos – ou a maioria deles – em uma só celebração.
O significado de uma graduação é muito maior do que um simples diploma. Ela representa o final de um ciclo, representa uma vitória, uma conquista, uma despedida e o início de uma nova fase, por isso, nada mais justo do que comemorar ao lado de todos que estiveram conosco neste período.
Forme uma comissão de formatura o quanto antes.
Reúnam um número de alunos interessados em participar da comissão. É uma função de muita responsabilidade pois, além de lidar com muito dinheiro, terá de fornecer o melhor, gastando o mínimo possível. Além disso, é a comissão que vai contratar os serviços e assinar os contratos, e, para que ninguém fique sobrecarregado, recomenda-se que ela tenha um mínimo de 8 a 10 participantes: um deles será o presidente que entrará em contato com fornecedores, fará pesquisa de preços e será o elo de ligação com os formandos. Algum outro membro será designado como tesoureiro e responsável pela arrecadação de dinheiro e pagamentos.
Além disso, todos os gastos deverão ser colocados em uma planilha, todas as decisões tomadas deverão ser registradas em uma ata, e é a comissão que será responsável pela arrecadação de fundos (através de rifas, festas, viagens, etc.)
O ideal é que tudo comece a ser planejado dois anos antes do término do curso, desta forma será bem mais tranquilo organizar tudo, conseguir prazos maiores e, consequentemente, preços menores.
Verifique quantos alunos estão interessados em participar da formatura
Assim que a comissão estiver devidamente formada é a hora de se apresentar aos formandos, explicar o que foi decidido em reunião e saber quantos alunos mostram interesse em participar da formatura – nem todos querem ou possuem condições de participar, por isso, é importante saber o número exato dos interessados. Lembrando que um número muito reduzido de alunos tornará o preço final bem mais alto e as mensalidades maiores, podendo tornar a festa de formatura inviável para a maioria.
A comissão deve informar aos interessados:
- Que haverá uma cobrança mensal obrigatória (recomenda-se que não passe de 200 reais por mês);
- Que todo o fluxo de caixa será lançado em um site com acesso disponível 24 horas por dia;
- Que a comissão está aberta a sugestões, porém, cada uma delas será levada em reunião e só serão aprovadas se forem viáveis.
Escolha a data do evento
A melhor época para uma festa de formatura é no primeiro trimestre do ano seguinte ao término do curso. O final do ano e, principalmente o mês de dezembro, é sempre muito tumultuado em decorrência das festas de Natal e Ano-Novo, por isso, é melhor evitá-lo.
A melhor data para o baile seria um dia após a colação, quando todos os estudantes ainda estão reunidos (muitos moram em outra cidade, principalmente os formandos de faculdades).
Comece a procura pelos fornecedores
Assim que tiver o número de formandos nas mãos, comece a pesquisar os fornecedores para a grande festa. Quando encontrar alguma empresa com a qual se identifique, faça uma reunião e tire todas as dúvidas. A proposta deve ser clara e muito detalhada, para que não fique nenhuma dúvida.
- A empresa fornece os convites? Quantos? De que tipo?
- A empresa fecha pacotes com fotógrafos?
- Fornece a beca e o canudo?
- Fornece os músicos para a colação de grau?
- Fornece ou indica local para o baile e colação?
- Qual banda tocará no baile?
- Como será a iluminação?
- Qual o cardápio do buffet?
- Como será a decoração do baile?
- Fornece serviços de manobristas?
Analise tudo com muita calma junto com a comissão e só depois marquem uma reunião com os formandos. Lembre-se também: antes de assinar qualquer contrato verifique se a empresa responde algum processo judicial e peça sua certidão negativa no Procon, para saber se já houve reclamações contra ela.
Escolha o local do evento
Se os fornecedores não indicarem ou possuírem um local, é o momento de escolher o lugar que possa receber os alunos e seus convidados – calcule uma média de 10 convidados por formando.
- O tamanho deve ser compatível.
- Verifique se o local é seguro, bem ventilado, com portas de emergência, extintores, seguranças, e se o entorno é seguro.
- Observe se o local é de fácil acesso, livre de enchentes ou congestionamentos.
- As condições de higiene devem ser impecáveis e ter um bom número de sanitários.
- Se o local tem um palco e fácil estacionamento.
Faça o orçamento para definir as mensalidades
Depois de definidos todos os preços, some e rateie em partes iguais para todos os alunos. Geralmente são feitos boletos de pagamento bancário, e cada aluno assina um contrato, que determina o pagamento de uma multa para o caso de desistência.
Organize a colação de grau
É de responsabilidade da comissão de formatura indicar os homenageados, oradores, composição da mesa, etc. Façam uma lista com opções de nomes e distribuam aos formandos para que votem naquele que preferirem. Para a função de orador e jurador da turma pergunte quem está interessado e façam uma votação.
- As funções são: orador, patrono, paraninfo, juradores, professor homenageado e aluno que entregará as flores.
- Componentes da mesa: diretor, coordenador do curso, patrono, paraninfo e professor homenageado.
- Os discursos não devem ser muito longos, para que a colação de grau não seja cansativa demais.
- Há um momento de homenagem aos pais e que será decidido junto com todos os formandos. Geralmente se pede que os formandos desçam do palco e entreguem uma flor aos pais, mas existem muitas outras maneiras de se fazer a homenagem.
A distribuição dos convites
É melhor que o convite seja entregue com pelo menos 20 dias de antecedência, para dar tempo dos convidados se programarem. Geralmente cada formando tem direito de um número determinado de convites, e ninguém pode entrar no baile sem apresentá-lo. Esse procedimento evita penetras e excesso e convidados.
Como organizar o baile
Há poucas coisas que devem ser providenciadas, uma vez que a empresa contratada tomará conta de todos os detalhes, no entanto vale lembrar que são tocadas três valsas:
- A primeira dança é com o pai ou a mãe;
- A outra com padrinho ou madrinha;
- A última com um dos convidados.
Na hora de fazer os mapas de distribuição dos formandos nas mesas, tome o cuidado para colocar em mesas próximas aqueles quem têm maior afinidade. Vídeo em telão com fotos de retrospectiva de todos os alunos é emocionante e costuma agradar. Se o fornecedor não oferecer, peça a ele que o inclua no evento.
Esses são os passos principais para organizar um grande baile de formatura, lembrando que é sempre possível acrescentar outros detalhes, de acordo com o perfil e o “bolso” dos participantes.
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